Memahami Proses Acara Dokumentasi Dalam Manajemen Perkantoran
Tahapan pada Kegiatan Dokumentasi pada Administrasi Perkantoran
Untuk itu, dokumen wajib disimpan memakai baik dan disusun secara sistematis semoga lebih gampang ditemukan.
Salah satu kegiatan penting dalam penataan dokumen kantor merupakan acara dokumentasi. Dokumentasi dalam manajemen kantor yakni suatu aktifitas yang berkaitan dengan proses pengumpulan serta pengelolaan dokumen secara sistematis dan penyebarluasan pada pemakai keterangan.
Ada beberapa tahapan dalam acara dokumentasi dalam manajemen perkantoran, yg mencakup :
a. Mencari dan mengumpulkan dokumen
Mencari dan mengumpulkan dokumen bertujuan buat memperoleh dokumen yg sanggup dijadikan menjadi materi dokumentasi, baik dokumen korporal, dokumen literal maupun dokumen privat.
Mengumpulkan sanggup dilakukan memakai cara menerima warta, memberi keterangan, tukar menukar informasi, berlangganan serta membeli dokumen.
Dokumen yang telah dikumpulkan wajib dicatat ke dalam buku induk dokumen. Di pada kitab induk dokumen sebaiknya terdiri berdasarkan kolom-kolom yg isinya menjadi berikut :
- No. Urut
- Tanggal Pencatatan
- Judul Pengarang
- Kota Tempat Terbit
- Penerbit
- Tahun Terbit
- Jumlah
- Cara Perolehan
- Keterangan
Langkah-langkah yang harus dilakukan dalam memasak dokumen mencakup :
- Memilih dokumen yg akan dijadikan menjadi materi dokumentasi
- Mengkaji, melengkapi, dan memeriksa isi dari dokumen
- Membuat ringkasan, ajaib atau terjemahan berdasarkan dokumen
- Menetapkan dokumen yg telah terselesaikan menjadi materi dokumentasi
- Menggolongkan ke pada klasifikasi tertentu
- Menyebarluaskan serta menjiplak sesuai sengan kebutuhan dokumentasi
d. Mereproduksi dokumen
e. Menyajikan serta menyebarluaskan dokumen
f. Menyimpan serta memelihara dokumen
Penyimpanan dokumen sanggup dilakukan dengan 2 cara, yakni :
Mereproduksi dokumen yakni aktifitas menjiplak dokumen yg telah diolah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Hal ini misalnya ringkasan, terjemahan, tak berbentuk dan sebagainya.
Baca jua: Aneka Macam Cara Melipat Surat
Bagian dokumentasi harus sanggup menyajikan liputan yg sempurna sesuai dengan kebutuhan pemakai. Sedangkan dalam penyebarluasan dokumen, sanggup dilakukan dengan 2 cara yaitu distribusi aktif dan distribusi pasif.
Distribusi aktif dilakukan secara terus menerus sebagai pekerjaan rutin, sedangkan dalam distribusi pasif dari pada seruan pihak yang memerlukan saja.
Menyimpan dan memelihara dokumen sebagai tanggung jawab beberapa pihal. Dalam penyimpanan dokumen corporal, hal ini yakni tanggung jawab bidang permuseuman.
Pada dokumen literal menjadi tanggung jawab bidang perpustakaan. Sedangkan dalam dokumen privat menjadi tanggung jawab bidang kearsipan.
Penyimpanan dokumen sanggup dilakukan dengan 2 cara, yakni :
- Menyimpan fisik dokumen yang yakni wujud dokumen itu sendiri yang disimpan
- Menyimpan gosip dokumen ialah yg disimpan hanya berupa isi atau liputan dari dokumen tersebut.
Untuk dokumen yg berwujud surat-surat dan warkat disimpan berdasarkan sistem kearsipan yaitu sistem abjad, perkara, daerah, tanggal dan angka.
Dalam penyimpanan dokumen tidak tercetak sanggup dilakukan dengan memakai film, microfilm, slide, pita kaset, video kaset dan piringan hitam.
0 Response to "Memahami Proses Acara Dokumentasi Dalam Manajemen Perkantoran"
Posting Komentar