Bagaimana . Penataan File Dengan Sistem Abjad?
. Penataan File dengan Sistem Abjad
File yang ditata dengan sistem huruf terdiri atas banyak bab kecil yang mewakili satu bab abjad. Setiap bab huruf tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad. Cara penataan dan peralatan yang dibutuhkan sebagai berikut :
1) Guide
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang sempurna akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan huruf dibedakan menjadi dua tipe menurut isinya yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. Guide yang dibutuhkan sebagai berikut :
a) Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bab kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan kecil, maka hanya guide utama yang dibutuhkan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bab alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya memakai warna tertentu.
Seperangkat guide dipakai untuk membagi alpabet dalam bagianbagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana ialah 23 atau 25 bagian. Guide memiliki sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A hingga W, sebuah tab dengan label MC, dan tab selesai dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan sanggup dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu hal ini akan berkhasiat untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada kawasan penyimpanan yang sempurna dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, akan diketahui bahwa ada beberapa bab dari alpabet yang memiliki lebih banyak sub bab daripada bab alpabet yang lain menyerupai alpabet B, H, S, dan W. Sub bab dalam kelompok surat ini dibutuhkan alasannya ada banyak nama-nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya, sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan sub-sub bagian.
Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah saat akan menyelipkan berkas untuk memperlihatkan bab yang sempurna sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga biar berkas tetap berdiri, rapi, dan gampang ditata serta ditemukan kembali. Karena itu guide perlu memiliki bentuk yang tebal dan kaku sehingga penataan dan inovasi kembali berkas akan menjadi efisien.
b) Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu dibutuhkan biar inovasi arsip sanggup dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu atau disebut juga guide sekunder alasannya letaknya mengikuti atau ada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibentuk alasannya volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi
menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak; melihatkan bab persoalan tertentu, menyerupai perlengkapan bidang yang sanggup disusun dan ditemukan menurut abjad; memperlihatkan bab yang memiliki indeks nama depan yang sama Guide ini memperlihatkan hal yang umum yang kemudian diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan sub bab dari berkas itu. Di bab General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.
c) Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide dan out sheet)
Guide Keluar (out guide) ialah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di kawasan penyimpanannya. Agar gampang terlihat dan terbaca guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di kawasan penyimpanan hingga kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke kawasan penyimpanan tersebut.
Lembar keluar (out sheet) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari kawasan penyimpanan. Namun perbedaannya ialah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam. Sumber http://kumpulantugasekol.blogspot.com
File yang ditata dengan sistem huruf terdiri atas banyak bab kecil yang mewakili satu bab abjad. Setiap bab huruf tidak selalu berupa sebuah huruf dalam abjad. Cara penataan dan peralatan yang dibutuhkan sebagai berikut :
1) Guide
Guide berfungsi membantu petugas dalam menyimpan dan menemukan kembali suatu arsip di antara arsip-arsip yang lain. Penempatan guide yang sempurna akan mengurangi waktu yang tersita dalam pencarian huruf/nama yang dibutuhkan. Guide dalam metode penyimpanan huruf dibedakan menjadi dua tipe menurut isinya yaitu yang berisi huruf dan yang berisi kata/nama/masalah. Guide yang dibutuhkan sebagai berikut :
a) Guide Utama/Guide Primer
Guide utama mewakili semua bab kelompok berkas secara garis besar. Guide A1 dan B2 pada posisi pertama merupakan guide utama. Jika volume berkas individu di perusahaan dalam file penyimpanan kecil, maka hanya guide utama yang dibutuhkan untuk membagi file/berkas dalam beberapa bab alpabet. Dalam sistem ini, guide sebaiknya memakai warna tertentu.
Seperangkat guide dipakai untuk membagi alpabet dalam bagianbagian yang berbeda. Perangkat yang paling sederhana ialah 23 atau 25 bagian. Guide memiliki sebuah tab untuk menulis salah satu huruf dari A hingga W, sebuah tab dengan label MC, dan tab selesai dengan kombinasi XYZ. Dengan cara ini, ratusan folder dengan nama yang diawali huruf besar A akan sanggup dibedakan antara kelompok satu dengan kelompok yang lain. Selain itu hal ini akan berkhasiat untuk membantu penyimpanan kembali surat/warkat pada kawasan penyimpanan yang sempurna dalam suatu bagian.
Setelah mempelajari sistem ini, akan diketahui bahwa ada beberapa bab dari alpabet yang memiliki lebih banyak sub bab daripada bab alpabet yang lain menyerupai alpabet B, H, S, dan W. Sub bab dalam kelompok surat ini dibutuhkan alasannya ada banyak nama-nama yang dimulai dengan huruf-huruf ini. Sebaliknya, nama-nama yang dimulai dengan huruf awal O, Q, U, X, Y, Z lebih sedikit frekuensinya, sehingga kelompok surat ini tidak terlalu memerlukan sub-sub bagian.
Guide dilengkapi dengan huruf yang tercetak pada tab-tab. Tab akan mempermudah saat akan menyelipkan berkas untuk memperlihatkan bab yang sempurna sesuai dengan alpabet. Selain itu guide juga berfungsi untuk menjaga biar berkas tetap berdiri, rapi, dan gampang ditata serta ditemukan kembali. Karena itu guide perlu memiliki bentuk yang tebal dan kaku sehingga penataan dan inovasi kembali berkas akan menjadi efisien.
b) Guide Pembantu (Auxilary Guide)
Guide pembantu dibutuhkan biar inovasi arsip sanggup dilakukan dengan lebih cepat. Guide pembantu atau disebut juga guide sekunder alasannya letaknya mengikuti atau ada di belakang guide primer. Guide pembantu ini dibentuk alasannya volume berkas individu dalam file penyimpanan besar. Guide ini berfungsi
menunjukkan lokasi kelompok folder individu atau instansi yang terdiri atas jumlah surat yang banyak; melihatkan bab persoalan tertentu, menyerupai perlengkapan bidang yang sanggup disusun dan ditemukan menurut abjad; memperlihatkan bab yang memiliki indeks nama depan yang sama Guide ini memperlihatkan hal yang umum yang kemudian diikuti dengan kelompok surat yang diawali dengan huruf/kata yang sama, yang merupakan sub bab dari berkas itu. Di bab General A misalnya, di belakangnya diikuti General Appliance, General Aquamarine, General Asbeston dan seterusnya.
c) Guide Keluar dan Lembar Keluar (out guide dan out sheet)
Guide Keluar (out guide) ialah guide yang dipergunakan sebagai petunjuk kelompok berkas yang sedang dipinjam atau sedang tidak berada di kawasan penyimpanannya. Agar gampang terlihat dan terbaca guide ini diberi warna khusus yang mencolok. Guide keluar akan tetap terus berada di kawasan penyimpanan hingga kelompok berkas yang dipinjam dikembalikan ke kawasan penyimpanan tersebut.
Lembar keluar (out sheet) berfungsi sama dengan guide keluar yaitu menggantikan berkas yang sedang dipinjam atau yang sedang keluar dari kawasan penyimpanan. Namun perbedaannya ialah bahwa guide keluar berfungsi untuk menggantikan sekelompok berkas yang sedang dipinjam, sedangkan lembar keluar berfungsi untuk menggantikan selembar arsip yang sedang dipinjam. Sumber http://kumpulantugasekol.blogspot.com
0 Response to "Bagaimana . Penataan File Dengan Sistem Abjad?"
Posting Komentar