Pengertian Sekretaris Dan Tugasnya
Istilah sekretaris merupakan adopsi dari bahasa Belanda, yaitu secretaries atau dari bahasa Inggris, secretary maupun dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia. Kaprikornus dibutuhkan posisi ini diisi oleh orang yang sanggup menjaga rahasia, khususnya pimpinan suatu organisasi.
Menurut kamus Webster (Sutarto, 1997), sekretaris yaitu seorang pegawai yang memelihara warkat, melaksanakan korespondensi dan tugas-tugas manajemen lainnya, juga pegawai yang mengepalai majemuk pekerjaan, atau pegawai yang mengepalai suatu departemen pemerintahan. Sedangkan berdasarkan Fowler (1970), sekretaris yaitu orang yang bekerja pada orang lain untuk membantu korespondensi, kiprah administrasi, mendapatkan isu dan menyimpan rahasia, atau pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atau organisasi untuk berkorespondensi dan memelihara warkat yang berkaitan dengan organisasinya.
Berdasarkan lingkup tanggung jawabnya, sekretaris dibagi menjadi dua, yaitu sekretaris organisasi dan sekretaris pribadi. (1) Sekretaris Organisasi yaitu seseorang yang memimpin sekretariat dari suatu organisasi maupun instansi pemerintah. Di samping bekerja atas arahan pimpinan, ia juga mempunyai wewenang ikut serta dalam kegiatan manajemen organisasi yang dinaunginya. Misalnya yaitu Sekretaris Jenderal PBB, Sekretaris Daerah Provinsi. (2) Sekretaris Pribadi yaitu seseorang yang bertugas membantu seseorang dalam kiprah manajemen dan membantu seorang pemimpin dalam menjalankan tugasnya.
Menurut Sutarto (1997), intinya kiprah sekretaris dibagi dalam lima bagian:
Tugas perkantoran, yaitu menyiapkan meja kerja pimpinan, mendapatkan arahan dari pimpinan, menangani surat-surat masuk dan keluar, menciptakan konsep surat yang bersifat rutin, dan mendokumentasikan surat-surat yang bersifat rutin.
Tugas resepsionis, yaitu mendapatkan dan menjawab telepon serta mencatat pesan-pesan lewat telepon, mendapatkan tamu yang akan bertemu dengan pimpinan, mencatat janji-janji untuk pimpinan, menawarkan masukan, dan menyusun prioritas program kerja sehari-hari pimpinan.
Tugas keuangan, yaitu menangani urusan keungan langsung pimpinan, contohnya penyimpanan uang, penarikan cek atau pengambilan uang dari bank dan sebagainya, membayarkan rekening-rekening pembayaran, pajak, pinjaman dan sebagainya (hal ini jarang dilakukan dikarenakan telah dilaksanakan oleh bab keuangan), menyimpan catatan pengeluaan sehari-hari untuk pimpinan dan menyediakan dana untuk keperluan tersebut.
Tugas sosial, yaitu mengurus rumah tangga kantor pimpinan, menyelenggarakan rapat untuk kantor pimpinan beserta pengurusan undangannya, memberikan ucapan selamat dan belasungkawa kepada korelasi aas nama pimpinan.
Tugas insidentil, di antaranya menyiapkan agenda rapat, mempersiapkan laporan, pidato atau pernyataan pimpinan, mewakili pimpinan ke beberapa program seminar jika pimpinan berhalangan hadir.
Sumber Pustaka: Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga
Sumber http://accounting-media.blogspot.com
0 Response to "Pengertian Sekretaris Dan Tugasnya"
Posting Komentar