Sistem Penyimpanan Arsip
Organisasi memerlukan sistem administrasi dokumen yang mempunyai sistem pelacakan berkas dan atau dokumen yang efektif. Pengelola perlu mengetahui di mana dokumen atau berkas berada, apakah pada tangan pemakai, di rak penyimpanan, atau di daerah lain. Untuk keperluan sistem pelacakan sanggup memakai (Basuki, 2003):
Sistem Hastawi (Manual)
Sistem ini dipakai untuk mengendalikan dokumen yang belum masuk ke berkas ataupun untuk surat menyurat yang belum masuk berkas tertentu. Sistem ini mencakup:
a. Pemakaian buku aktivitas yang mencatat dikumen yang dipinjam, dan disusun berdasarkan tanggal peminjaman atau tanggal dokumen dikeluarkan dari rak penyimpanan. Walaupun sistem ini relatif gampang digunakan, namun kurang efisien dikarenakan sulitnya melacak kembali siapa yang meminjam berkas.
b. Pemakaian kartu kendali yang akan dipasangkan pada masing-masing dokumen yang dipinjam. Kartu ini disusun berdasarkan nama dokumen atau berdasarkan nomor yang digunakan.
c. Pemakaian kartu keluar yang diletakkan ditempat dokumen kalau dokumen itu dipinjam seorang pengguna. Apabila dokumen tertentu dipinjam, maka sebagai pengganti dokumen tersebut akan diberi kertu, atau sulih (dummy) yang memperlihatkan bahwa berkas sedang dipinjam keluar. Kartu ini akan berisikan kolom pemakai, tanggal peminjaman, dan tanggal pengembalian.
d. Pemakaian sistem terotomasi yang meliputi kegiatan: (1) perekaman dokumen yang dipinjam beserta catatan penggunanya, (2) penggunaan barcode untuk melacak dokumen, (3) perekaman secara elektronik atas dokumen sanggup dilakukan secara terpusat atau terdesentralisasi, (4) dengan memakai sensor, perekan sanggup dilakukan dari jarak jauh dan sanggup mengurangi metode lain yang kurang efisien, karema sistem ini memungkinkan pemberitahuan kepada pusat dokumen bahwa sebuah dokumen telah dipinjamkan kepada seorang pemakai.
Sistem Barcoding
Dengan memperlihatkan tanda berupa garis atau balok secara vertikal pada berkas atau dokumen. Berikut ini yaitu referensi sebuah sandi balok atau barcode.
Setiap lokasi atau berkas memperoleh sandi balok yang unik, dan untuk membacanya dipakai barcode scanner. Alat baca sandi balok jinjing (portable barcode reader) sanggup dipakai untuk melakukan sensor berkas atau audit berkas. Manajer dokumen sanggup menyidik setiap ruangan dengan portable barcode reader yang sanggup memindai sandi balok pemakai atau lokasi, dan informasi lalu dikirim ke sistem pelacakan otomatis, sehingga pemantauan gerakan dokumen lebih actual
Sumber Pustaka:
Badri Munir Sukoco. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Penerbit Erlangga
Basuki, S. 2003. Manajemen Arsip Dinamis. Jakarta: Penerbit Gramedia Pustaka Utama
Sumber http://accounting-media.blogspot.com
0 Response to "Sistem Penyimpanan Arsip"
Posting Komentar