Sistem Akuntansi Pembelian Kredit Perusahaan Biro Minuman Ringan

Daftar isi

• 01. Transaksi Akuntansi Perusahaan Dagang
• 02. Bagian Pelaksana Sistem Akuntansi Pembelian Kredit
• Bagian #1. Pembelian (Purchasing Department)
• Bagian #2. Penerimaan
• Bagian #3. Gudang
• Bagian #4. Akuntansi
• 1. Surat Permintaan Pembelian
• 2. Surat Order Pembelian (SOP)
• 3. Laporan Penerimaan Barang
• 4. Daftar Persedian Isi
• 5. Surat Jalan
• Kesimpulan

Bagaimana penerapan Akuntansi Perusahaan Dagang pada perusahaan agen minuman ringan (softdrink), khususnya mekanisme pembelian?

Pada kesempatan kali ini blog administrasi keuangan akan membahasa ihwal akuntansi perusahaan dagang dengan studi kasus mengenai mekanisme pembelian kredit di perusahaan agen softdrink.

Artikel ini yaitu bab pertama dari tiga artikel yang membahas ihwal sistem akuntansi pembelian.

Dua bab berikutnya, penulis akan membahas ihwal sistem akuntansi serta mekanisme pembelian pada perusahaan distributor air mineral dan minyak goreng sebagai studi kasusnya.

Ketiga tema pembahasan ini sengaja penulis pilih alasannya ketiga jenis perjuangan dagang ini memasarkan produk kebutuhan pokok dan kebetulan penulis pernah bekerja di perusahaan sejenis itu 🙂

Untuk menjaga privasi penulis tidak akan menyebutkan nama produk dan nama perusahaan.

Nama yang tertera dalam referensi formulir-formulir  di sini bukanlah nama perusahaan yang dimaksud.

Langsung saja, yuk kita mulai membahas sistem akuntansi pembelian pada perusahaan distribusi minuman ringan…

01. Transaksi Akuntansi Perusahaan Dagang

Setiap perusahaan mempunyai sistem dan Standard Operating Procedure (SOP) yang berbeda dengan yang lain.

Demikian juga dengan perusahaan yang memproduksi minuman ringan, setiap perusahaan memakai sistem dan SOP yang berbeda dalam memasarkan produknya ke pelanggan.

Ada yang membentuk divisi pemasaran atau mendirikan anak perusahaan yang bidang usahanya khusus memasarkan produk yang dihasilkan.

Atau pilihan ketiga yaitu berafiliasi dengan perusahaan distribusi, sehingga perusahaan hanya fokus pada produksi dan kualitas produk.

Apa pun sistem yang akan digunakan, setiap pilihan ada konsekuensinya dan selalu ada kekurangan dan kelebihan!

Tugas utama dari perusahaan yaitu memilih sistem yang sempurna dan mengoptimalkan sistem tersebut supaya sanggup membantu mencapai visi dan misi perusahaan.

Aktivitas utama perusahaan dagang/usaha dagang adalah melakukan penjualan dan pembelian produk baik secara tunai maupun kredit. Umumnya mereka tidak melaksanakan perubahan bentuk produk.

Atas produk yang dijual oleh perusahaan tersebut maka akan dikenakan PPN. Perusahaan akan membukukan pajak tersebut sebagai PPN Keluaran. Bila diilustrasikan dalam sebuah  gambar yaitu ibarat di bawah ini:

Bila barang di toko dan gudang stoknya tinggal sedikit maka perusahaan akan melaksanakan pembelian ke supplier.

Kapan perusahaan melaksanakan pembelian kembali produk yang akan dijual?

Untuk menjaga keberlangsungan usahanya, perusahaan memerlukan jumlah tertentu yang harus selalu tersedia di gudang.

Batas minimum biasanya ditetapkan oleh perusahaan sendiri, contohnya 20% dari jumlah persediaan yang seharusnya. Penetapan batas itu biasanya berdasarkan pada pengalaman waktu-waktu sebelumnya.

Bila persediaan produk sudah mendekati atau menyentuh batas minimum, maka perusahaan akan melaksanakan pembelian produk ke produsen.

Prosedur  dan siklus pembelian sanggup digambarkan sebagai berikut:

Ilustrasi dari gambar di atas yaitu perusahaan akan mengisi kembali produk-produk di gudang dengan melaksanakan pembelian ke suplier, prinsipal atau produsen.

Saat melaksanakan pembelian, ada PPN atas produk yang dibeli tersebut. Dan perusahaan akan mencatatnya sebagai PPN masukan.

Dengan menerapkan sistem pembelian kredit yang baik maka perusahaan akan mempunyai data-data yang valid mengenai pembelian.

Antara lain informasi mengenai asal produk, produk mana yang persediaannya kurang, faktur pembelian yang sudah jatuh tempo, analisis hutang piutang, dan penjadwalan pembayaran.

Sehingga duduk kasus ibarat persediaan yang menumpuk, duduk kasus penjadwalan pembayaran hutang dan giro yang dibayarkan, alasannya kurangnya informasi sanggup dihindari.

02. Bagian Pelaksana Sistem Akuntansi Pembelian Kredit

Ada 4 bab yang terkait dalam sistem akuntansi pembelian kredit yaitu :

1. Pembelian


2. Penerimaan


3. Gudang


4. Akuntansi

Yuk kita bahas mekanisme apa saja yang dilakukan di tiap bagian…

 

Bagian #1. Pembelian (Purchasing Department)

Bagian pembelian bertanggung jawab untuk memperoleh informasi mengenai supplier dan harga produk, menentukan supplier, dan mengeluarkan order pembelian kepada supplier yang dipilih.

Prosedur yang dilakukan di bab pembelian pada sistem pembelian kredit yaitu sebagai berikut :

1. Menerima surat usul pembelian barang dari bab gudang.


2. Membuat surat order pembelian ( SOP ) untuk supplier, referensi surat order pembelian bisa dilihat di paragraf berikutnya.


3. Mendistribusikan surat order pembelian untuk supplier, bab gudang, akuntansi, dan bagian penerimaan.


4. Mengisi surat jalan dan mengirimkan ke bab penerimaan.


5. Menerima faktur penjualan dari supplier melalui bab penerimaan.


6. Memeriksa faktur penjualan dari supplier untuk memastikan sudah sesuai dengan surat order pembelian.


7. Menerima laporan akseptor barang dari bab gudang.


8. Mengirimkan faktur penjualan dan laporan penerimaan barang ke bab akuntansi.

Bagan alir atau contoh flowchart pembelian kredit yang menjelaskan mekanisme di bab pembelian atau logistik yaitu sebagai berikut :

Bagian #2. Penerimaan

Bagian penerimaan bertanggung jawab untuk melaksanakan investigasi terhadap jenis, mutu dan kualitas produk yang diterima dari supplier guna menentukan sanggup atau tidaknya produk tersebut diterima oleh perusahaan.

Prosedur yang dilakukan di bab penerimaan pada sistem pembelian kredit yaitu sebagai berikut :

1. Menerima Surat Jalan dari bab pengadaan.


2. Mengambil produk yang dibeli dari gudang prinsipal, produsen, atau suplier.


3. Memeriksa produk yang akan diterima dari prinsipal.


4. Mengirimkan produk ke gudang dan menyerahkan produk dengan dilampiri copy Surat Jalan.


5. Setelah mengusut produk dan kelengkapannya, bab gudang menandatangi Surat Jalan ketika mendapatkan produk.


6. Menyerahkan copy surat jalan dan faktur penjualan ke bab logistik dan bab akuntansi.


7. Mengarsip copy surat jalan dan faktur penjualan.

Flowchart yang menjelaskan mekanisme sistem akuntansi pembelian di bab penerimaan barang yaitu sebagai berikut :

 

Bagian #3. Gudang

Bagian gudang bertanggung jawab untuk mengajukan usul pembelian sesuai dengan posisi persediaan yang ada di gudang dan untuk menyimpan produk yang telah diterima oleh bab penerimaan.

Prosedur yang dilakukan di bab gudang yaitu sebagai berikut :

1. Membuat surat usul pembelian (SPP) berdasarkan informasi ihwal re-order point yang tercantum dalam kartu gudang dan daftar penerimaan isi.


2. Mengirimkan surat usul pembelian ke bab pembelian barang/logistik.


3. Meng-arsipkan surat usul pembelian.


4. Menerima surat order pembelian dari bab pembelian/logistik sebagai pemberitahuan mengenai pesanan yang telah dilaksanakan dan sebagai pemberitahuan untuk mendapatkan barang dari supplier.


5. Meng-arsipkan surat order pembelian.


6. Menerima barang beserta laporan penerimaan barang dari supplier.


7. Mencatat laporan penerimaan barang ke dalam kartu gudang.


8. Mengirimkan laporan penerimaan barang ke bab pembelian/logistik diteruskan ke bab akuntansi.

Flowchart yang menjelaskan mekanisme sistem akuntansi pembelian di bab gudang yaitu sebagai berikut :

 

Bagian #4. Akuntansi

Bagian akuntansi yang terkait dalam transaksi pembelian yaitu bab pencatat hutang dan bab pencatat persediaan.

Bagian pencatat utang bertanggung jawab untuk mencatat transaksi pembelian ke dalam register bukti kas keluar.

Selanjutnya menyelenggarakan arsip dokumen sumber (bukti kas keluar) yang berfungsi sebagai catatan hutang atau menyelenggarakan kartu utang sebagai buku pembantu hutang.

Dan kabar baiknya pembahasan ihwal pengelolaan hutang piutang secara berseri dan lengkap ada di artikel berikut ini :

1. Cara pengelolaan hutang piutang usaha


2. Cara menentukan dan menghitung cadangan kerugian piutang


3. Analisa umur piutang

Sedangkan bab pencatat persediaan bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan barang yang dibeli ke dalam kartu persediaan.

Prosedur yang dilakukan di bab akuntansi yaitu sebagai berikut :

1. Menerima laporan penerimaan produk dari bab penyimpanan/gudang.


2. Menerima faktur pembelian dari prinsipal melalui bab pengadaan produk.


3. Membandingkan laporan penerimaan produk, surat-surat order pembelian dan faktur pembelian.


4. Mencatat pembelian kredit tersebut ke kartu hutang.


5. Mencatat produk yang dibeli ke kartu persediaan.


6. Membuat jurnal pembelian kredit berdasarkan bukti-bukti tersebut.
   
   Contoh jurnal pembelian sebagai berikut :
   
   Persediaan                          xxx
   
   PPN                                      xxx
   
            Hutang dagang                          xxx


7. Mengarsipkan laporan penerimaan produk, surat order pembelian, surat jalan, dan faktur pembelian berdasarkan tanggal.

Bila dilihat denah alir sistem akuntansi pembelian atau flowchart pembelian pada bab akuntansi yaitu sebagai berikut :

Dan dokumen yang dipakai dalam mekanisme sistem pembelian kredit yaitu sebagai berikut :

1. Surat Permintaan Pembelian

Contoh Surat usul pembelian

 

2. Surat Order Pembelian (SOP)

Contoh surat order pembelian (SOP)

 

3. Laporan Penerimaan Barang

Contoh Laporan Penerimaan Barang

 

4. Daftar Persedian Isi

Contoh Daftar Persediaan Isi

 

5. Surat Jalan

contoh surat jalan

 

Kesimpulan

Demikianlah pembahasan ihwal sistem akuntansi serta mekanisme pembelian kredit pada perusahaan distribusi minuman ringan.

Bagi yang membutuhkan file flowchart dan form-form sistem pembelian kredit ibarat yang ada dalam artikel ini silahkan isi komentar di bawah ini.

File flowchart dalam MS Visio dan file form dalam MS Excel.

Kenapa tidak saya upload ke server supaya setiap orang sanggup d0wnl0ad?

Saya beropini bahwa hanya orang akuntansi keuangan dan mereka yang tertarik yang membutuhkan materi-materi ibarat ini, sehingga akan lebih efektif dan tidak ada pemborosan 🙂

Bagaimana berdasarkan Anda, apakah ada yang perlu ditambahkan?

Moga bermanfaat.

***

Sumber https://manajemenkeuangan.net

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: