Pengertian, Fungsi, Tujuan Arsip Serta Nilai Guna
Pengertian, tujuan, fungsi serta nilai guna arsip | Menurut Lembaga Administrasi Negara merumuskan pengertian arsip ialah segala kertas, buku naskah, citra peta, sketsa atau dokumen lainnya.
Hal ini bermakna bahwa segala macam bentuk dan sifat aslinya, atau salinan, serta bagaimana cara pembuatannya dari suatu badan, dijadikan sebagai bukti atas tujuan organisasi, fungsi kebijakan, keputusan-keputusan, prosedur-prosedur, kegiatan lainnya sebagai informasi penting yang ada dalam pemerintahan/instansi.
Isi Artikel
Pengertian Arsip di Indonesia
Diatur dalam Undang-Undang No.7 tahun 1971 ihwal “Ketentuan Pokok Kearsipan” pada Bab I pasal 1 berbunyi sebagai berikut :
- Naskah-naskah yang dibentuk dan diterima oleh forum Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah.
- Naskah-naskah yang dibentuk dan diterima oleh Badan-badan swasta dan/atau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kebangsaan.
Dari pengertian diatas sanggup diambil kesimpulan yaitu arsip ialah suatu sentra ingatan atas seluruh acara pekerjaan yang telah dilakukan dimana surat yang diproses berdasarkan penggolongan yang telah disusun, disimpan, dan dipelihara sedemikian rupa apabila masih dibutuhkan.
Apa itu Kearsipan ?
Pekerjaan yang terdapat dalam bidang penyimpanan surat atau dokumen disebut dengan manajemen kearsipan. Sedangkan apa itu yang disebut kearsipan? Kearsipan ialah aktivitas-aktivitas yang berafiliasi dengan pengurusan arsip-arsip (dinas ataupun pribadi). Kearsipan juga merupakan acara yang berafiliasi dengan penerimaan, pencatatan, pengiriman, penyingkiran dan pemusnahan suatu surat.
Baca juga:
Tujuan Kearsipan
Berikut ini merupakan tujuan dari kearsipan, yaitu:
- Sebagai alat pertanggungjawaban perusahaan atas pelaksanaan dan pengelolaan suatu perusahaan.
- Agar setiap bidang pekerjaan dalam suatu perusahaan tidak terbebani dengan adanya penyimpanan arsip yang tidak diperlukan lagi.
Fungsi Arsip
Dalam UU No. 7 tahun 1971 pasal 2, berisi ihwal pembagian fungsi arsip. Berikut ini merupakan fungsi-fungsi arsip, yaitu:
a. Arsip Dinamis
Arsip dinamis merupakan arsip yang dibutuhkan secara eksklusif dalam proses perencanaan, pelaksanaan. Atau dengan arti lain yaitu arsip yang masih dimanfaatkan secara eksklusif dalam setiap kegiatan perusahaan sehari-hari.
Menurut fungsinya arsip dinamis mempunyai sifat yang sering kali masih dapat berubah nilai dan artinya. Berikut ini fungsi arsip dinamis berdasarkan fungsi dan kegunaannya yaitu:
- Arsip aktif ialah segala arsip yang masih sanggup dipakai dalam berlangsungnya pekerjaan. Arsip aktif masih sanggup dijumpai di unit pengelola perusahaan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip semi aktif ialah segala arsip dimana frekuensi yang dimilikinya dalam segi penggunaannya telah mengalami penurunan dalam masa transisi antara aktif dan in-aktif.
- Arsip in-aktif atau arsip semi statis ialah segala arsip yang teramsuk jarang dipakai dalam acara kerja sehari-hari dalam sebuah perusahaan.
b. Arsip Statis
Arsip statis merupakan arsip yang tidak digunakan secara eksklusif dalam proses perencanaan, penyelenggaraan. Atau dengan kata lain arsip statis merupakan arsip yang sudah tidak dipakai secara eksklusif dalam acara keseharian perusahaan. Arsip statis ini merupakan arsip yang telah mencapai pada taraf nilai abadi secara khusus sebagai materi pertanggung jawaban.
Baca juga:
Nilai Guna Arsip
Nilai guna arsip ialah suatu arsip yang nilainya didasari oleh keuntungannya bagi kepentingan penggunaan arsip. Terdapat dua macam nilai guna arsip yaitu sebagai berikut:
1. Nilai guna primer
Nilai guna primer merupakan arsip yang mempunyai nilai namun didasari oleh kegunaan untuk pembuatan arsip tersebut. Nilai guna primer ini meliputi:
a. Nilai guna administrasi
Nilai guna manajemen bermakna bahwa arsip dijadikan sebagai budi serta prosedur persyaratan saat mengadakan kegiatan. Hal ini hanya berlaku untuk organisasi pembuat arsipnya.
b. Nilai guna keuangan
Suatu arsip sanggup dikatakan mempunyai nilai guna keuangan apabila arsip tersebut mengandung segala transaksi dan pertanggungjawaban keuangan.
c. Nilai guna hukum
Suatu arsip yang menawarkan segala informasi yang sanggup dipakai sebagai materi pembuktian dalam bidang hukum.
Dengan kata lain, arsip yang mempunyai hak dan kewajiban baik itu dalam jangka pendek ataupun panjang, untuk pegawai suatu instansi pemerintahan ataupun swasta yang terdapat dalam kontrak, sewa-menyewa dan masih banyak lainnya.
d. Nilai guna ilmiah dan teknologi
Suatu arsip yang berisi data ilmiah dan teknologi sebagai hasil dari penelitian yang telah dilakukan.
2. Nilai guna sekunder
Nilai guna sekunder merupakan suatu arsip yang mempunyai nilai namun didasari oleh kegunaannya untuk kepentingan perusahaan ataupun umum dan berkhasiat dalam menjadi materi bukti dan pertanggungjawaban suatu kegiatan. Nilai guna sekunder meliputi:
a. Nilai guna kebuktian
Arsip berfungsi untuk memperlihatkan fakta dan keterangan yang sanggup dipakai saat menjelaskan perihal pendirian instansi, pengembangan serta fungsi dan tugasnya, dan bahkan menjelaskan hasil dari kiprah dalam setiap kegiatan yang dilakukan.
b. Nilai guna informational
Suatu arsip yang berisi ihwal segala macam kepentingan bagi penelitian dan sejarah.
Demikianlah klarifikasi mengenai Pengertian, Tujuan, Fungsi serta Nilai Guna Arsip. Semoga bermanfaat dan sanggup memperluas wawasan pembaca. Terimakasih atas kunjungannya.
Kunjungi artikel terbaru:
Sumber http://www.akuntansilengkap.com
0 Response to "Pengertian, Fungsi, Tujuan Arsip Serta Nilai Guna"
Posting Komentar