Manajemen Pengetahuan Pt. Exelcomindo

BAB I

LATAR BELAKANG

              Pada perkembangannya dikala ini membuktikan bahwa makin cepatnya perubahan dalam segala bidang kehidupan, yang diakibat dari imbas globalisasi serta perkembangan teknologi isu yang sangat akseleratif. Kondisi ini terperinci telah menjadikan perlunya cara-cara gres dalam menyikapi semua yang terjadi semoga sanggup tetap tetap bisa berhasil dalam menghadapi persaingan.

              Penekanan akan makin pentingnya kualitas SDM merupakan salah satu respon  dalam menyikapi perubahan tersebut, dan ini tentu saja memerlukan upaya-upaya untuk meningkatkan dan mengembangkan SDM. Ketatnya kompetisi secara global khususnya dalam bidang ekonomi telah menjadikan organisasi perjuangan memikirkan kembali taktik pengelolaan usahanya, dan SDM yang berkualitas dengan penguasaan pengetahuannya menjadi pilihan penting yang harus dilakukan dalam konteks tersebut.Pengetahuan telah menjadi sesuatu yang sangat menentukan, oleh lantaran itu perolehan dan pemanfaatannya perlu dikelola dengan baik dalam konteks peningkatan kinerja organisasi. Langkah ini dipandang sebagai sesuatu yang sangat strategis dalam menghadapi persaingan yang mengglobal, sehingga pengabaiannya akan merupakan suatu peristiwa bagi dunia bisnis, oleh lantaran itu dibutuhkan cara yang sanggup mengintegrasikan pengetahuan itu dalam kerangka pengembangan SDM dalam organisasi.

Pengetahuan memang merupakan milik individu, namun sanggup dimanfaatkan oleh organisasi dengan tetap menunjukkan otonomi pengembangannya pada individu tersebut. Dalam kekerabatan ini mencar ilmu dan pembelajaran menjadi kata kunci dalam peningkatan kapasitas pengetahuan, oleh karenanya menjadikan individu sebagai pembelajar merupakan kondisi yang dibutuhkan sebagai bab dari upaya meningkatkan kinerja organisasi melalui pengintegrasiannya dengan proses organisasi. Untuk itu organisasi perlu melaksanakan pengembangan dirinya menjadi organisasi pembelajar, alasannya ialah hanya dalam kondisi yang demikian individu/pegawai sanggup benar-benar menjadi insan pembelajar.

Sebelum memahami konsep administrasi pengetahuan ini ada beberapa istilah yang harus dipahami yaitu : data, informasi, pengetahuan, jenis pengetahuan, dan administrasi pengetahuan itu sendiri. Di samping itu perlu pula memahami proses pembentukan pengetahuan dari data, informasi, kemudian menjadi pengetahuan.

• Data ialah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi).
• Informasi ialah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi sanggup berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.
• Pengetahuan (knowledge) ialah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan ialah ilmu yang teratur (sistematik) yang sanggup diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu sanggup diterapkan, lantaran pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.

BAB II

TUJUAN

Sebuah sistem Manajemen Pengetahuan  bertujuan tidak hanya pada saling mengembangkan informasi, tetapi juga menghubungkan perkiraan dan kepercayaan penerima didik. Keahlian- pengetahuan yang tersembunyi yang tersimpan dalam kepala orang-dapat dijelaskan dan mengembangkan dengan orang lain, risikonya menjadi  pengetahuan gres yang dibuat, yang dipahami dan diterima di seluruh organisasi.

Sumberdaya insan memegang peranan penting dalam membangun budaya yeng berpusat pada pengetahuan (knowledge-centric culture), dalam kekerabatan ini yang pelu diperankan oleh SDM untuk menambah nilai ialah sebagai berikut (Linda Holbeche) :

·         Fokus pada pembentukan struktur yang tepat

·          Mengembangkan kepemimpinan fasilitatif

·         Membangun infrastruktut teknologi informasi

·          Membina kekerabatan dengan pemasok.

Bidang lain yang sanggup memberi efek besar ialah memampukan budaya pengetahuan, serta sanggup menjadi katalis perubahan budaya, disamping itu SDM hendaknya membenatu membangun infrastruktur yang sanggup diterapkan dan memerlukan ketrampilan, ini sanggup dilakukan dalam konteks perlu adanya struktur dan desain organisasi, karir dan struktur karir, administrasi kinerja, mengembangkan fokus mencar ilmu bagi organisasi, dan perencanaan suksesi.

             Dengan demikian SDM mempunyai tugas penting dalam mendorong perkembangan organisasi menuju organisasi yang berpusat pada pengetahuan, melalui pembentukan budaya organisasi yang mendukung pembangunan dan sharing pengetahuan. Secara spesifik SDM sanggup menambah nilai dengan mengambangkan agenda kesadaran akan pengetahuan, baik sebagai acara terpisah atau dengan mengintegrasikannya dengan agenda pengembangan organisasi yang ada, dalam kekerabatan ini perlu dikomunikasikan wacana bagaimana organisasi membangun kapabilitas administrasi pengetahuannya, menjamin kepemimpinan yang sempurna dan mendapatkan pertolongan pengembangan.

BAB III

TINJAUAN PUSTAKA

Randeree (2006) menyatakan bahwa administrasi pengetahuan semakin berperan penting dalam bisnis dari banyak organisasi, lantaran mereka menyadari bahwa daya saing tergantung pada administrasi sumber daya intelektual yang efektif. Sejalan dengan Renderee, Palacios et. al. (2009) memahami manajamen pengetahuan sebagai sebagai sebuah sistem administrasi yang menangkap aspek model mapan organisasi dan memperluasnya untuk menyediakan metodologi praktis. Mereka mendefinisikan  kandungan dari administrasi pengetahuan yang terdiri dari dua dimensi: prinsip dan praktek. Konsep khusus mereka mengenai administrasi pengetahuan ialah sebagai alat administrasi yang ditandai dengan seperangkat prinsip bersama dengan serangkaian praktek dan teknik melalui prinsip-prinsip yang diperkenalkan, tujuannya yakni untuk membuat, mengubah, menyebarkan dan memanfaatkan pengetahuan. Definisi ini memungkinkan kita untuk memverifikasi apakah sebuah fungsi sistem administrasi didasarkan atas kepercayaan dan nilai-nilai yang terkandung dalam prinsip-prinsip KM. Analisis apakah prinsip-prinsip ini terwujud dalam seperangkat praktik dan teknik dalam sikap rutin perusahaan juga merupakan suatu hal penting. Setiap perusahaan mengembangkan prinsip-prinsip KM dalam konteks yang berbeda. Namun, harus mempertimbngkan apakah sesuai untuk memilih seperangkat prinsip umum yang perlu dipadukan kedalam suatu sistem KM.

Natarajan dan Shekar (2000) dalam Jamaliah Abdul Hamid (Understanding Knowledge Management, 2003) mendefinisikan Manajemen Pengetahuan sebagai kegiatan terstruktur dari organisasi dalam rangka memperbaiki kapasitas organisasinya. Caranya ialah dengan memperoleh, membagi, dan memanfaatkan pengetahuan untuk meningkatkan derajat kelangsungan hidup dan keberhasilan organisasi. David dan Associate (1997) menyampaikan bahwa administrasi pengetahuan ialah suatu proses yang sistematik dalam menciptakan, mengumpulkan, mengorganisasikan, mendifusikan, memanfaatkan, dan mengeksploitasi pengetahuan. Dari definisi tersebut maka ada empat subsistem dari administrasi pengetahuan yakni mendapatkan, menciptakan, menyimpan,  dan mentransfer-memanfaatkan pengetahuan.

Sistem  yang diciptakan merupakan suatu keterkaitan yang komprehensif dari isu dan pengetahuan dari bermacam-macam sumber ibarat  kalangan praktisi, ilmuwan, dan pengamat. Data dan  informasi diolah, dianalisis, dan sejauh mungkin disintesis yang kemudian digunakan untuk menyusun taktik bisnis perusahaan. Keberhasilan penerapan administrasi pengetahuan sangat bergantung pada beberapa faktor. Faktor pertama ialah kualitas pemimpin perusahaan yang didukung semua lini. Dalam hal ini pemimpin, misalnya administrasi menengah, haruslah berkomitmen dan taat akan asas dalam menerapkan dan mengembangkan sistem secara partisipatif dan integral. Kedua ialah pertolongan budaya kerja berbasis pengetahuan di kalangan administrasi dan karyawan. Secara eksplisit budaya pengetahuan akan memperkuat budaya kerja yang ada. Dan yang ketiga, lantaran sebagai sistem maka administrasi pengetahuan harus merupakan  sistem bisnis perusahaan yang total. Artinya subsistem administrasi pengetahuan berkaitan dengan subsistem lainnya ibarat dengan subsistem-subsistem administrasi SDM, administrasi finansial, administrasi kompensasi, administrasi produksi, administrasi pemasaran (Mangkuprawira, 2008).

Ada beberapa kendala bagi introduksi administrasi pengetahuan efektif, berdasarkan Yu (2002) diantaranya ialah (1) absennya suatu budaya yang mengatasi resistensi para anggota dalam sebuah organisasi untuk mengembangkan pengetahuan; (2) kurangnya atau tidak cukupnya komunikasi kepada para karyawan mengenai konsep KM dan manfaatnya; (3) sebuah hierarki yang menghindari difusi pengetahuan serta proses pembelajaran; (4) suatu struktur organisasi dengan fleksibilitas langka yang menghalangi transfer pengetahuan internal; (5) teknologi kuno atau sangat rumit; (6) kesalahan dalam memadukan KM dengan praktek kerja yang lazim; (7) kurangnya pelatihan.

Sistem knowledge management yang efektif akan membuat karyawan secara cepat dan gampang menemukan data, informasi, dan pengetahuan lainnya. Sehingga memungkinkan mereka untuk menganalisis isu secara gampang dan berkolaborasi dengan karyawan lain serta pihak ketiga tanpa dibatasi oleh lokasi serta perbedaan waktu.KM sanggup berkontribusi bagi keberlangsungan keunggulan kompetitif, memungkinkan pengembangan kompetensi-kompetensi berbeda (Media Indonesia, 26 Agustus 1999). Gloet and Terziovski (2004) menganggap KM sebagai pelopor utama dibalik seperangkat kompetensi dalam sebuah organisasi.  Khususnya, implementasi KM sanggup memungkinkan penyebaran penemuan kompetensi. Cara organisasi mengembangkan kebijaksanaannya dan meregenerasi pengetahuannya ialah dengan eksklusif dikondisikan oleh alam dan kepentingan sistem administrasi ini. Sejalan dengan hal ini, Zollo dan Winter (2002) dalam Palacios et. al. (2009) menyatakan bahwa organisasi mengembangkan kompetensi-kompetensi dinamis ketika tiga prosedur bersamaan ada. Ketiganya antara lain akumulasi pengalaman, artikulasi pengetahuan dan kodifikasinya. Suatu sistem KM mencakup ketiga hal tersebut. Pengenalan sistem KM memungkinkan perolehan pengetahuan baru, yang membuat rutinitas baru, model mental dan inovasi.

Dalam Manajemen Pengetahuan (KM) dikenal istilah Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang pada umumnya belum terdokumentasi lantaran pengetahuan ini masih ada pada keahlian atau pengalaman seseorang. Pada umumnya, Tacit Knowledge masih bekerjasama dengan hal-hal yang bersifat praktek, dimana transfer knowledge tersebut masih dilakukan dengan cara sosialisasi langsung. Tacit Knowledge dapat didokumentasikan, tetapi membutuhkan klarifikasi  rinci semoga tidak terjadi kesalahpahaman kepada orang yang membaca dokumentasi dari pengetahuan tersebut. Sebaliknya explicit knowledge adalah pengetahuan yang formal, sistematis dan gampang untuk ditransfer atau dibagikan ke orang lain dalam bentuk dokumentasi lantaran umumnya merupakan pengetahuan yang bersifat teori dimana memudahkan para mahir untuk membagi pengetahuannya kepada orang lain melalui buku, artikel dan jurnal tanpa harus tiba eksklusif untuk mengajari orang tersebut. Contohnya ialah pelajaran knowledge manajemen, di mana setiap mahasiswa sanggup mencar ilmu dari modul-modul yang disediakan dosen. Transfer antara tacit knowledge dan explicit knowledge kepada orang-orang yang ada di dalam organisasi atau perusahaan sanggup dilakukan dengan beberapa cara, antara lain:

1. Socialization (tacit to tacit): tacit knowledge di share kepada orang lain dengan cara mengamati,mencontoh dan melatih tanpa mendokumentasikan dan mempublikasikan knowledgetersebut.

2. Externalization (tacit to explicit): tacit knowledge di share dengan cara mendokumentasikan secara logis dan konseptual, sehingga gampang untuk dimengerti orang lain.

3.  Combination (explicit to explicit): explicit knowledge yang sudah dimiliki dan eksternal knowledge dikombinasikan untuk mengembangkan explicit knowledge yang sudah ada.

4. Internalization (explicit to tacit) : explicit knowledge yang sudah ada dipelajari dan dipraktekkan untuk mendapatkan tacit knowledge yang gres dan bermanfaat.

Adopsi administrasi pengetahuan mempunyai dampak positif terhadap proses organisasional yang menciptakan, menyimpan, mendistribusikan dan menginterpretasikan pengetahuan serta rekrutmen, retensi dan keterlibatan aktif para karyawan bertalenta. Manajemen pengetahuan juga mempunyai dampak positif terhadap kemampuan perusahaan dalam mengelola proyek-proyek riset dan pengembangan guna mengangkat kemampuan internal bagi pengenalan pengetahuan dan untuk meningkatkan stok pengetahuan yang tersedia Gloet dan Terziovski (2004) dalamPalacios et. al. (2008).

      Perkembangan budaya organisasi yang mendorong pertuikaran pengetahuan mendorong obrolan mengenai pekerjaan dan kesalahan yang telah dilakukan. Dalam hal ini, perusahaan yang dimiliki oleh suatu kelompok sanggup memakai sumberdaya secara bersama. Sumberdaya ibarat pengetahuan pengolahan khusus dan kemampuan teknis sanggup ditukarkan dalam bentuk suatu “budaya” umum dari keunggukan dan intelejen teknis terkemuka. Konteks organisasional dan budaya ibarat ini sanggup menarik orang-orang bertalenta, sehingga meningkatkan modal insan dengan pengetahuan tacit yang relevan. Pembelajaran terus menerus dan budaya inovatif mempunyai dampak positif bagi pertumbuhan stok pengetahuan.  (Scarbrough, 2003).

Akuisisi  pengetahuan  adalah  pengumpulan  data-data  dari  seorang pakar ke dalam suatu sistem (program  komputer). Bahan pengetahuan sanggup diperoleh melalui buku, jurnal ilmiah, literatur, seorang pakar, browsing internet, laporan dan lain-lain. Sumber  pengetahuan  dari  buku,  jurnal  ilmiah,  literatur,  seorang  pakar,  browsing internet, laporan dijadikan dokumentasi untuk dipelajari,  diolah dan dikumpulkan  dengan  terstruktur  menjadi  basis  pengetahuan (knowledge base). Sumber-sumber  pengetahuan  yang  diperoleh  agar  menghasilkan  data-data  yang  baik    maka  perlu  diolah  dengan  kemampuan yang baik pula sehingga sanggup menghasilkan solusi  yang efisien. Karena kemampuan yang menjadi hal yang pokok/wajib dibutuhkan oleh seorang pengembang sistem.  Dalam  membangun  sistem  besar,  seseorang  memerlukan  knowledge  engineer atau  pakar  elisitasi  pengetahuan  untuk  berinteraksi  dengan  satu  atau  lebih  pakar  manusia  dalam  membangun  basis  pengetahuan (Rahmat, 2010).

BAB IV

PEMBAHASAN

 PT. Exelcomindo sebagai Perusahaan dengan Manajemen Pengetahuan berbasis Teknologi Sebagai perusahaan yang bergerak di industri telekomunikasi, PT Excelcomindo Pratama Tbk merupakan salah satu perusahaan yang mengembangkan sistem administrasi pengetahuan (knowledge management system) berbasis teknologi.

 Pengembangan knowledge management di perusahaan dikarenakan faktor kebutuhan, lantaran setiap orang berubah sehingga ilmunya juga terus bertambah. Mobilitas orang pun semakin tinggi, sehingga setiap orang membutuhkan suatu bentuk bagaimana men-transfer pengetahuan dengan mudah. Salah satunya dengan knowledge management yang dahulunya dimulai dengan sharing knowledge. Sekarang sudah lebih otomatis dan semua sudah masuk di komputer (HC, Joris de Fretes selaku Director-Corporate Services Excelcomindo, 2007) Melihat fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan ibarat XL yang dituntut untuk selalu menunjukkan layanan isu yang akurat dan nyata kepada pelanggannya melalui call center perusahaan dan knowledge management yang ada di XL merupakan sumber isu yang sangat berharga. Bahwa perusahaan yang mempunyai sumber isu yang solid dan juga kaya akan selalu mempunyai manfaat dan terbukti banyak perusahaan yang memakai knowledge management lantaran nilai yang didapat untuk perusahaan (Jan S. Tanumihardja selaku General Manager HC-Learning & Developmet Excelcomindo, 2007). Kesuksesan XL membangun Knowledge Management Kesuksesan XL membangun knowledge management lantaran mempunyai sistem yang kuat. Ukuran kesuksesan tersebut paling tidak telah diakui dengan prestasi sebagai salah satu pemenang 2007 Indonesia Most Admired Knowledge Enterprise (MAKE) yang melibatkan CEO dan administrator dari aneka macam perusahaan di Indonesia sebagai panelis. Diperlukan Komitmen
 Agar knowledge management dan proses mengembangkan (sharing) pengalaman sanggup berjalan dengan baik, dibutuhkan infrastruktur juga janji untuk memulainya.

XL telah mempunyai infrastrukturnya, sehingga awalnya isu dikemas, dan disimpan dalam bentuk data di komputer. Misalnya melalui aktivitas book sharing, isu mengenai Standard Operating Procedure perusahaan, juga sanggup digunakan orang lain untuk memperbaiki kinerjanya. XL beruntung bisa dalam kondisi ibarat itu. Hal ini sanggup menjadi nilai lebih bagi perusahaan sekaligus menjadi modal dalam mengarungi persaingan bisnis yang kian ketat. XL sebagai Pemenang Indonesia MAKE Award PT Excelcomindo Pratama Tbk (XL), meraih penghargaan “Indonesia MAKE Award 2007″. MAKE itu Most Admired Knowledge Enterprise. Studi dilakukan atas 63 perusahaan, dan terjaring 11 pemenang, salah di satunya, yakni XL, terpilih untuk maju mewakili Indonesia di ajang serupa tingkat Asia.

Pemenang penghargaan MAKE ialah perusahaan-perusahaan yang dinilai mengelola pengetahuan organisasinya yang kuat sangat baik terhadap kinerja dan hasil perusahaan. Kriteria evaluasi MAKE Award, antara lain perusahaan yang bersangkutan membuat budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan, mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan administrasi senior dan menyajikan produk atau jasa berbasis pengetahuan. XL telah mempunyai janji mengkapitalisasi pengetahuan untuk meningkatkan kinerja perusahaan. XL memahami pentingnya administrasi pengetahuan dalam suatu organisasi untuk membantu meningkatkan kompetensi Sumber Daya Manusia, sehingga perusahaan bisa menghadirkan layanan, produk dan agenda yang inovatif serta terpercaya.

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

PT. Excelcomindo membuat budaya perusahaan yang didorong oleh pengetahuan, mengembangkan knowledge workers melalui kepemimpinan administrasi senior dan menyajikan produk atau jasa berbasis pengetahuan.

Fungsi knowledge management sangat penting bagi perusahaan ibarat XL yang dituntut untuk selalu menunjukkan layanan isu yang akurat dan nyata kepada pelanggannya melalui call center perusahaan dan knowledge management yang ada di XL merupakan sumber isu yang sangat berharga

5.2 Saran

Manajemen Pengetahuan merupakan sebuah hal yang sangat penting dalam menjaga kekerabatan perusahaan baik internal maupun eksternal. Dengan semakin berkembangnya zaman, transfer pengetahuan haruslah berjalan dengan baik semoga tujuan yang diinginkan oleh kedua pihak dalam hal ini antara perusahaan dan pelanggan sanggup tercapai dengan baik. Perusahaan perlu melaksanakan berabagai tindakan yang memungkinkan pengembangan dan pembaruan aset strategis lainnya sehingga sanggup terus memajukan penemuan yang sanggup menguntungkan semua pihak terutama bagi para pelanggannya  semoga para pelanggan sanggup mendapatkan isu dan sanggup meningkatkan pelayanan yang lebih baik dan akurat. .

BAB VI

DAFTAR PUSTAKA

Randeree, E. 2006. Knowledge management: securing the future. Journal of Knowledge Management, 10(4), 145-156. doi:10.1108/13673270610679435.

Rahmat. Akuisisi Pengetahuan. http://blog.re.or.id/akuisisi-pengetahuan-knowledge-acquisition.htm. Accessed 28 September 2011

Mangkuprawira, Tb. Sjafri. 2008. Mengapa Membutuhkan Sistem Manajemen Pengetahuan. http: //ronawajah.wordpress.com/2008/03/30/mengapa-membutuhkan-sistem-manajemen-pengetahuan/. Accessed 28 September 2011.

Yu, C. M. (2002) Socialising knowledge management: The influence of the  opinion leader. Journal of Knowledge Management Practice, 3.  www.tlainc.com/jkmp3.htm. Accesed 28 September 2011

Hansen, MT, Nohria, N. dan Tierney, T. 1999. What’s your strategy for managing knowledge?, Harvard Business Review.

Anonim.PT.Exelcomindo. http://www.xl.co.id [28 September 2011].

Sumber http://dykaandrian.blogspot.com

Share this post

Berlangganan update artikel terbaru via email: